Mapa da operação

Quero fazer isto. Vou para onde?

1. Os cinco conceitos que organizam tudo

2. Acesso e menu lateral

O sistema fica em app.spaceadv.com.br. Cada pessoa entra com o próprio login e nunca o compartilha: tudo o que você grava fica registrado com o seu nome. No topo ficam Minhas tarefas e Meus processos, cada um com um contador vermelho do que está pendente.

Turno. Clique em Iniciar turno ao começar e encerre ao sair. Esqueceu? Use Ajuste; o gestor confere em Controle de ponto.

Chat da equipe. Painel lateral com colegas on-line, grupos (Equipe, Controladoria, Jurídico) e o canal LEX, que manda avisos automáticos do sistema. Dá para silenciar, fixar ou recolher.

3. Ficha do cliente

Tudo o que se refere ao cliente fica pendurado na ficha: dados, documentos, atendimentos e processos.

Localizar: menu Clientes, digite nome, CPF, telefone ou nº do cadastro e clique em Buscar. Campo vazio lista todos. Filtros: Ativos, Arquivo morto, Todos.

Cadastrar: Clientes → Cadastrar cliente. Preencha:

• Dados pessoais: nome completo, CPF, RG, nascimento, estado civil, profissão, nacionalidade, naturalidade, nome da mãe e do pai.
• Contato e endereço: telefone, e-mail, CEP, cidade, UF, bairro.
• Origem do cliente (tráfego pago, site, parceiro, indicação). Alimenta os relatórios do comercial; não deixe em branco.
• Previdenciário: senha do gov.br, Cadúnico (e situação), moradia.

Barra de ações dentro do processo: Registrar andamento · Agendar · Audiência · Criar tarefa · Solicitar documentos · Honorários · Gerar documento · Peticionador · Comunicar cliente. Na linha de baixo: Documentos, Publicações, E-mails, Resultado Econômico, Implantação, Dados do atendimento, Dados previdenciários, Dossiê e Comunicação da equipe.

• Antes de criar ficha, busque pelo CPF.Ficha duplicada espalha os processos do mesmo cliente.
• Arquivar sempre com o motivo preenchido.Cliente que desistiu vai para Arquivo morto, nunca para a lixeira.

4. Processos: administrativo, judicial e a trilha

Menu Processos: 1.026 ativos (216 administrativos e 809 judiciais) e 240 no arquivo morto. Três visualizações: Pastas, Kanban e Lista. Filtros por situação, tipo, mesa, objeto, fase e advogado; ordenação e agrupamento por tipo, fase ou localização. Para criar: Cadastrar novo processo.

Anatomia da tela de um processo, de cima para baixo

1. Cabeçalho: nº do processo (no administrativo, o protocolo do INSS; no judicial, o nº CNJ), fase processual, fase interna, situação (Ativo) e o menu ⋮. Abaixo de cada fase aparece desde quando e quem mudou.
2. Partes: requerente (cliente), requerido (INSS ou outro) e advogado responsável com OAB.
3. Pessoas: closer, CS (pós-venda), advogado responsável, origem do cliente.
4. O caso: área, assunto (ex.: BPC/LOAS), data de cadastro, onde tramita, próximo agendamento.
5. Cartões do benefício: benefício, DER, perícia médica, avaliação social e decisão.
6. Judicializar: transforma o administrativo indeferido em judicial. Use quando o advogado mandar.
7. Trilha processual: linha do tempo em etapas; a etapa atual aparece como "agora".
8. Movimentações: histórico filtrável por Todas, Remessas, Do escritório, Do tribunal, Agendamentos, Publicações, Tarefas e Conversa.

Trilha do processo administrativo (INSS)

Processo cadastrado → Aguardando protocolo → Protocolo → Aguarda decurso de prazo (perícia médica e avaliação social agendadas ficam nesta etapa) → Em análise INSS → Exigência (30 dias) → Recurso (30 dias) → Decisão → Encerramento.

Trilhas judiciais mais usadas

Avançar a trilha: clique em Registrar avanço e escolha a etapa. O sistema grava quem avançou e quando. Data errada? Corrija: o histórico guarda a data antiga e quem corrigiu.

Tipos de processo: BPC/LOAS, Aposentadorias, Incapacidade, Pensão por morte, Salário-maternidade, Auxílio-reclusão, Revisão, Planejamento previdenciário, RPPS, Recursos administrativos, Cumprimento de sentença, Acidente de trabalho, Guarda, Trabalho sem registro. Áreas: Previdenciário, Trabalhista, Cível, Família, Outro. Tribunais: TJMG, TJES, TJSP, TJRJ, TRF1 a TRF6, TRT-3, 9, 10, 12 e 17, STJ, STF, TST.

5. Fases internas e mesas: quem faz o quê

A fase processual diz onde o processo está, a fase interna diz o que falta fazer e a mesa diz com quem está. Mudou uma, atualize as outras.

Fases processuais

Ao finalizar, escolha a variante que explica o motivo: ela alimenta os indicadores.

Fases internas

Combinações que o sistema usa: EM FASE DE PERÍCIA + AG. REALIZAÇÃO DA PERÍCIA · EXIGÊNCIA + AG. RESOLUÇÃO DE PENDÊNCIA DOCUMENTAL · BENEFÍCIO INDEFERIDO + AG. ANÁLISE P/ JUDICIALIZAÇÃO OU RECURSO ADM · AÇÃO PROTOCOLADA NA JUSTIÇA + AG. DESPACHO INICIAL · ACORDO HOMOLOGADO + AG. CUMPRIMENTO DO ACORDO · FINALIZADO-BENEFÍCIO CONCEDIDO + AG. CONFERÊNCIA DE PAGTO DE HONORÁRIOS.

Mesas de time: JUSTIÇA, TIME JURÍDICO PREV, TIME COMERCIAL, CONTROLADORIA, PÓS VENDA, TIME TRABALHISTA, PORTA DE PROCESSOS, FINANCEIRO. Também há mesa por pessoa. Mesa de pessoa significa que a bola está com ela; mesa de time, que o time distribui.

Perfis de usuário: administrador, coordenador, advogado, analista e atendente. O perfil define o que cada um vê e altera.

• 80 processos estão sem fase processual.Eles somem dos relatórios por fase. Preencha a fase sempre que cadastrar.
• 917 de 1.266 processos têm fase interna vazia.É esperado em judicial em tramitação, onde nada está pendente. Não é esperado em processo que ainda não foi protocolado.

6. Tarefas e agenda

Tudo o que alguém precisa fazer vira tarefa ou compromisso. Hoje: 2.805 tarefas, 242 perícias, 175 prazos, 132 avaliações sociais, 30 audiências, 10 reuniões e 10 prorrogações.

Minhas tarefas

Dentro de cada caixa: A fazer, Devolvidas (cumpridas e devolvidas a quem pediu), Na Controladoria (esperando conferência e protocolo), Feitas e Arquivadas. Visualizações: Tabela, Kanban, Planejador, Prazos, Calendário e Relatórios.

Ciclo de uma tarefa

1. Quem pede cria a tarefa em Nova tarefa (ou em Criar tarefa, dentro do processo): cliente, o que fazer, responsável, prazo, prioridade.
2. Quem recebe dá o ciente. A tarefa passa de "aguardando ciente" para "em andamento".
3. Executa e clica Cumprir, escrevendo o retorno. A tarefa volta para quem pediu, em Devolvidas.
4. Quem pediu confere. Está certo: arquiva. Faltou algo: ↺ Voltar.

Botões da tarefa: Cumprir · Remeter (a outro advogado ou à Controladoria, com observação) · Dilação (pedir mais prazo) · Editar · Arquivar · abrir a ficha do cliente · abrir a pasta do processo.

Prazo fatal aparece em destaque; passou da data, mostra "ESTOURADO". Ordem de trabalho: vencidas, depois as de hoje, depois as futuras.

Agenda e Controladoria

Agenda: Minha agenda ou Escritório; visões Calendário, Prazos, Planejador e Lista; filtros por tipo (audiência, perícia, avaliação social, junta médica, reunião, diligência, outro), responsável e período; botão Novo compromisso. Perícia e avaliação social cadastradas no processo aparecem também nos cartões do benefício.

Controladoria: painel do pulso dos prazos. Mostra intimações (não lidas, paradas, em andamento), Caixa de entrada, Quadro geral, Intimações tratadas, Controle da operação, Aguardando cumprimento de sub-tarefas, Dilações de prazo e Implantações previdenciárias, com prazos, tarefas, audiências e perícias por responsável e os vencidos em destaque.

7. Fluxo de protocolo: do processo à Controladoria

O advogado prepara e envia; quem protocola é a Controladoria. Nada é protocolado direto pelo advogado.

Passo a passo detalhado

2. Peticionador. Clique em Peticionador e escolha o modelo: Requerimento BPC/LOAS, Benefício por Incapacidade, Petição Inicial e outros (peças judiciais à esquerda, administrativas do INSS à direita). O Google Docs abre com os dados do processo; o que faltar vem marcado em amarelo como [[CONFERIR]]. Ao emitir o PDF, a peça é salva na pasta do cliente e no Drive e entra sozinha em "A protocolar" como peça principal.

B. Peça feita fora do Space. Em Documentos › A protocolar, arraste o arquivo para a área indicada. PDF entra direto; Word (.doc/.docx) é convertido em PDF.

3. Juntar os documentos. O Space lista tudo o que foi coletado no atendimento, já marcado.

4. Conferir o conjunto. Em cima fica a peça principal; embaixo, os anexos na ordem em que serão protocolados. Tudo salva sozinho.

5. Enviar para protocolo. Na janela de confirmação:

• O que vai: confira a lista (peça e anexos).
• Que peça é: Requerimento administrativo (dá entrada no INSS), Petição inicial (ajuíza a ação) ou Outra petição (recurso, manifestação, exigência).
• Recado para quem protocola (opcional). Exemplo: "protocolar no Meu INSS com agendamento da perícia".

A tarefa vai direto para Controladoria › A protocolar, sem conferência prévia. Por isso, confira cliente, benefício e documentos antes de clicar.

6. O que acontece sozinho. Aparece o selo "⏳ Aguardando protocolo · enviado por (advogado) em (data/hora)". A fase interna muda para AG. PROTOCOLO INSS (requerimento) ou AG. PROTOCOLO (petição inicial); a fase processual e o responsável não mudam. É criada a tarefa "Protocolar (tipo de peça)" na Controladoria, com o recado e a lista do que vai. As movimentações registram quem enviou, a peça e quantos documentos.

7. Controladoria. A tarefa aparece no quadro da Controladoria com a etiqueta A PROTOCOLAR.

Depois do protocolo

• Administrativo: lançar o nº do protocolo do INSS e a DER; agendar perícia médica e avaliação social quando o INSS marcar. Fase EM ANÁLISE DO INSS; trilha segue para Aguarda decurso de prazo e Em análise INSS.
• Judicial: o administrativo indeferido vira judicial (botão Judicializar). Preencher nº CNJ, tribunal, juizado ou vara comum, comarca, vara, valor da causa, área, assunto, objeto e espécie. Fase AÇÃO PROTOCOLADA NA JUSTIÇA, fase interna AG. DESPACHO INICIAL, trilha até Análise do Juízo. Registrar o andamento e concluir a tarefa de ajuizamento.
• Avisar o cliente em Comunicar cliente e criar as tarefas de acompanhamento.

Quando o Space não deixa enviar

8. Outros fluxos do dia a dia

Comercial: do lead ao contrato

1. Porta de Leads: o lead entra por site (PDS), WhatsApp, tráfego pago, parceiro ou cadastro manual. O rodízio distribui entre os analistas ligados.
2. Atendimento: a IA recebe e qualifica; se o lead responde, passa a um atendente humano. No kanban de Meus Atendimentos, arraste o cartão ou use 🔀 Fase do card. A mudança fica no histórico.
3. Fechamento: contrato assinado conta no placar de Fechamentos do closer e do mês.
4. Entrega ao jurídico: o atendente conclui e remete à Porta de Processos. O caso aparece como "aguardando aprovação", com o dossiê para conferir (cliente, objeto, cidade, quem remeteu); aprovado, vira processo com advogado e mesa. Casos parados há 3 dias ou mais ficam destacados.

Pós-venda

Depois de virar processo, o cliente tem um responsável de CS (pós-venda) e passa por etapas: onboarding, ag. atendimento, ag. documentos, ag. resposta, resolvido e IA atendendo. A "Ana", IA do pós-venda, conversa com o cliente por WhatsApp com o texto e o tom definidos em Administração.

Prazos e intimações (Controladoria)

1. As intimações chegam ao sistema por varredura (DJEN e MNI). O painel mostra há quantos dias não há varredura; o normal é zero.
2. Cada uma cai na Caixa de entrada: não lida, lida (parada) ou tratada (em andamento).
3. A Controladoria calcula o prazo e cria a tarefa para o advogado responsável. O sistema cobra o ciente e lembra o prazo pelo canal LEX.
4. O advogado cumpre; a Controladoria confere e arquiva.

Indeferimento de processo administrativo

1. O check periódico no Gerid encontra o indeferido.
2. No Space lança-se a fase BENEFÍCIO INDEFERIDO, a fase interna AG. ANÁLISE P/ JUDICIALIZAÇÃO OU RECURSO ADM e os resultados (perícia, avaliação social, decisão).
3. O caso vai ao advogado do rodízio (quem fez o requerimento faz a inicial) como tarefa BENEFÍCIO INDEFERIDO, com o PDF do processo anexado.
4. A trilha avança até o Encerramento e o processo administrativo é baixado no Gerid.
5. O advogado decide: judicializar (volta à seção 7) ou recurso administrativo.

Administração, financeiro e documentos

O que a IA ou uma automação grava aparece identificado no histórico ("Alteração via Claude", "Automação"). Quem audita sabe o que foi máquina e o que foi pessoa. Administração é só para administradores.

9. Relatórios e consultas

O menu Relatórios funciona em modo pesquisa: escolha o assunto, filtre por qualquer campo, marque os registros e emita em ficha HTML, tabela ou Excel.

Outros números: Fechamentos (placar por closer), Porta de Leads (entradas por origem e por dia), Controle de ponto, Financeiro e Minhas tarefas → Relatórios. Defina sempre o período, dê nome claro às pesquisas salvas (área e objetivo) e não leve planilha com dados de clientes para fora do escritório.

10. Regras de ouro, erros comuns e glossário

• 1. Um cliente, uma ficha.Busque antes de cadastrar.
• 2. Fase, fase interna e mesa alinhadas.Mudou uma, revise as outras.
• 3. Nada por fora.Combinou no WhatsApp? Registre andamento ou tarefa no processo.
• 4. Tarefa tem dono e prazo.Sem responsável, ela some do radar.
• 5. Cumpriu, escreva o retorno."Feito" sem explicação obriga o colega a perguntar.
• 6. Protocolo só pela Controladoria.Como o envio não passa por conferência prévia, o advogado confere antes de enviar.
• 7. Login pessoal, ponto batido, arquivamento com motivo.

Erros comuns

Glossário